Blick über die Schulter: Tagungsassistenz unter anderen Bedingungen
Wer in der Vergangenheit Tagungen der Evangelischen Akademie Thüringen besucht hat, kennt sie vermutlich persönlich: unsere Tagungsassistentin Leni Kästner, die seit 2015 als studierte Betriebswirtschaftlerin mit Schwerpunkt Tourismus in der Akademie arbeitet, wo sie sich bei Veranstaltungen um die Gäste kümmert und die Studienleitenden mit technischem und organisatorischem Know-How unterstützt.
Zu keiner Zeit hat sich Leni Kästners Aufgabenfeld so umfassend verändert wie in den letzten 14 Monaten während der Corona-Pandemie. Wir werfen einen Blick ins Büro und fragen nach: Was macht eine Tagungsassistentin im Lockdown und wie sieht ihr Arbeitsalltag mit Online-Veranstaltungen aus?
Ganz ehrlich gibt sie zu: „Das Schönste an meinem Job ist der Kontakt mit den Menschen“. Und genau der wurde auf ein Minimum reduziert. Es gab weniger Telefonate, mehr Emails, und natürlich keine Veranstaltungen in Präsenz, bei denen man in direkte Kommunikation treten, auf anfallende Probleme sofort reagieren und gemeinsam eine Lösung finden konnte. Aber dafür taten sich neue Herausforderungen und andere „Baustellen“ auf. So musste sie sich, wie alle Teammitglieder, auf technischer Ebene weiterbilden, hat sich mit Online-Tools und Software-Funktionen beschäftigt und viele Erfahrungen mit Videoschnitt sammeln können.
Für Leni Kästner wird es im Normalfall immer dann besonders spannend, wenn die Tagungsstätte Zinzendorfhaus von Akademiegästen wimmelt. So gehört zum Beispiel die jährliche internationale Sommerakademie mit über 100 Menschen, die untergebracht, verpflegt und bei Laune gehalten werden wollen, zu ihren Herzensveranstaltungen. Für die Teilnehmenden aus aller Welt gestaltet sie auch mal Exkursionen in Eigenregie und hat zudem die Möglichkeit, Einblick in die diskutierten Themen zu gewinnen und mit vielen interessanten Leuten ins Gespräch zu kommen.
Aber auch der Online-Variante der Sommerakademie – nach dem Erfolg im letzten Jahr wieder für diesen August geplant – kann sie viel abgewinnen: „Es ist ein toller Effekt, dass auch Menschen von weiter her, z.B. aus Lateinamerika oder Afrika, partizipieren können, für die sonst eine Teilnahme mit Reise nicht möglich gewesen wäre.“
Was trotz der Corona-bedingten Veränderungen allerdings gleich geblieben ist: Die Administration will gemacht sein! Auch Online-Konferenzen müssen betreut, Anmeldungen verwaltet, Versände und Mailings verschickt und krankheitsbedingt fehlende Kolleginnen zusätzlich vertreten werden.
Etwas besorgt schaut Leni Kästner auf die nächsten Veranstaltungen, bei denen noch nicht klar ist, welche Maßnahmen beachtet und gegebenenfalls kontrolliert werden müssen. Schließlich ist es nicht angenehm, Gäste nach ihren Testnachweisen zu fragen oder auf fehlende Masken hinzuweisen. „Hoffentlich können wir da bald wieder zur Normalität übergehen“, wünscht sie sich. Und obwohl sie die Online-Meetings im Team durchaus praktisch findet, freut sie sich sehr auf die im Sommer anstehende Klausur in Präsenz: „weil ich es schön fände, mal wieder an einem Tisch zusammenzusitzen und Dinge zu entwickeln.“